Spesso le persone attribuiscono poco valore allo "spazio virtuale", salvando in modo casuale i file ovunque sia conveniente e in seguito a se stessi e al proprio computer, perché non riescono a trovare il file quando ne hanno bisogno. Utilizzando questi suggerimenti come punto di partenza, è possibile ridurre lo stress della ricerca di file e disporre di un file system molto più organizzato sul computer. Ciò renderà molto più semplice il backup dei dati e la copia se il sistema deve essere ricaricato.
1. Usa "Documenti".
2. Sviluppa uno schema di denominazione per i tipi di file che crei più spesso, quindi prosegui con esso.
3. Separare il lavoro in corso e completato. Per impedire alla cartella Documenti di diventare troppo complessa, utilizzala solo per i file su cui stai lavorando. Ciò riduce il numero di file da cercare e la quantità di dati di cui hai bisogno per eseguire il backup. Ogni mese circa, sposta i file su cui non stai più lavorando in una cartella o posizione diversa, preferibilmente una partizione o un'unità diversa. Puoi archiviarli su una cartella sul desktop (potresti persino etichettarli Archivi) o spostarli su un nastro di backup o su un CD registrabile. La cartella Documenti personali, di cui è necessario eseguire il backup di frequente, rimane relativamente piccola.
4. Tenere nomi brevi. Anche se Windows ti permette di usare nomi di file lunghi, non significa necessariamente che dovresti. I nomi lunghi producono display disordinati. Brevity promuove la chiarezza. Tenere i nomi dei file brevi usando abbreviazioni comuni come "MTG" per la riunione o "ACTG" per la contabilità. Questo rende i nomi dei file più descrittivi.
5. Conservare come con. La limitazione delle cartelle a un singolo tipo di documento (o prevalentemente di un tipo) consente di sfruttare i modelli di cartelle in Esplora risorse. Questo ti rende più facile trovare i file. Ad esempio, con tutti i tuoi elementi grafici in una singola cartella, è facile utilizzare la vista Sequenza e la funzione di presentazione in Esplora risorse per trovare l'immagine giusta per la tua newsletter.
6. Evita le strutture di cartelle grandi. Se hai bisogno di mettere tante sottocartelle in una cartella che non riesci a vederle tutte a colpo d'occhio, prendi in considerazione la creazione di un menu alfabetico.
7. Non salvare file non necessari. Sii selettivo sui file che conservi. Probabilmente non hai bisogno di tenerli tutti. Con l'e-mail, ad esempio, raramente è necessario conservare tutto ciò che si riceve.
8. Organizzare i file in base alle date, laddove applicabile. Utilizzare una data nel nome del documento come jqp07252006, che significherebbe il 25 luglio 2006. In questo modo tutti i materiali JQP vengono raggruppati e ordinati per data.
9. Usa nomi comuni. Per semplificare la ricerca di documenti, dai un nome ai file e alle cartelle con nomi facilmente individuabili come numeri di modello, nomi di progetti o lead di progetto nel titolo.