I fogli di calcolo sono zoppi. Non ci sono due modi per farlo. Noi progettisti odiamo i fogli di calcolo perché sono un brillante esempio di dati noiosi presentati in modo noioso.
Sfortunatamente per i designer, i fogli di calcolo sono un male necessario e potrebbero persino essere definiti uno strumento grande ed essenziale nel mondo degli affari. Oggi vedremo come migliorare sia l'estetica che la leggibilità dei tuoi fogli di calcolo con alcuni principi di progettazione super-base che chiunque può seguire letteralmente. Iniziamo!
Il documento di partenza
Per iniziare avremo bisogno di un vero foglio di calcolo. Ecco uno con quasi zero formattazione. Ci sono un sacco di dati lanciati e disposti in sezioni, ma non è stato fatto molto altro.
Correggi il tuo allineamento
Come ho sottolineato in quasi tutte le nostre discussioni sul design, la tendenza qui sarà quella di centrare allineate tutte o molte delle colonne come nell'esempio sopra. Per qualche ragione abbiamo nelle nostre teste che un allineamento al centro facilita la lettura dei dati.
In realtà, colonne di dati allineati al centro fanno sì che i tuoi occhi seguano un margine lacerato e quindi tendono a richiedere più tempo per leggere a causa dell'aumento del movimento (sottile ma presente).
Per risolvere questo problema, forniamo a tutti i dati un forte allineamento a sinistra. Questo può sembrare noioso (non è quello che stiamo cercando di evitare?), Ma fidati di me, rende il documento molto più attraente e facile da usare.
Crea intestazioni chiare
Il nostro foglio di calcolo iniziale ha già compiuto un passo significativo nella creazione di intestazioni che si distinguono formattando le intestazioni in tutte le maiuscole. Sebbene questo non sia affatto una necessità, li aiuta a distinguersi chiaramente dal resto del contenuto.
Tuttavia, dobbiamo prendere questo principio un po 'oltre perché sia davvero efficace. Se guardi l'immagine sopra, noterai che il testo sembra ancora lo stesso. Probabilmente saprai come risolvere il problema in modo intuitivo, ma assicurati che ogni passo che passi nel progettare un documento sia intenzionale con una logica chiara.
Come probabilmente hai intuito, vorremmo mettere in grassetto le intestazioni. Questo è un modo rapido e semplice per assicurarsi che le intestazioni ricevano l'attenzione che meritano.
Ricordati di non impazzire con il coraggio, ora che hai reso il testo in grassetto il principale elemento di differenziazione delle intestazioni, il fatto di mettere in grassore troppo altro causerà confusione visiva. Se cerchi di rendere tutto speciale, niente sarà speciale.
Usa i colori per il bene e il male
Aggiungere colori è facile e divertente, giusto? Non puoi sbagliare con un po 'di colore! Indovina di nuovo. L'altro giorno ho visto un vero foglio di calcolo che utilizzava colori simili a quello qui sotto.
Potrebbe essere difficile per molti accettare questo, ma questo è brutto. E non voglio dire che sia solo un po 'troppo occupato, voglio dire irrimediabilmente, che i tuoi occhi sanguinano brutti. Se si finisce con qualcosa che ricorda vagamente il foglio di lavoro sopra, cancella tutto e ricomincia da capo perché hai fallito.
La chiave per usare il colore in un foglio di calcolo è usare la moderazione. Non comportarti come un bambino che ha appena avuto il suo primo set di colori. Pensa invece a dove il colore migliorerà davvero la leggibilità del documento. Nel nostro caso, ricorda che ci stiamo concentrando sulle intestazioni. Questo è un posto naturale per iniziare con il colore.
Vedi quanto le intestazioni catturano davvero la tua attenzione ora? Questo po 'di colore ha notevolmente migliorato la velocità con cui è possibile scansionare il documento perché ogni sezione è ora chiaramente definita.
Zebra Striping
Lo Zebra striping è un altro strumento incredibilmente utile che può facilmente rovinare un documento nelle mani sbagliate. Il motivo per cui lo implementiamo è perché quei numeri in alto a destra non sono molto facili da connettere con le categorie a sinistra. I tuoi occhi devono attraversare troppo spazio bianco e possono facilmente perdersi e sistemarsi sul numero sbagliato.
Scopri quanto è stato migliorato con alcune semplici strisce.
Ora è molto più semplice connettere quei numeri lontani alla categoria appropriata. Nota quanto sottili sono le strisce. Se li avessi resi più scuri avrebbero iniziato a competere con le intestazioni per la visibilità visiva. Inoltre, un piccolo contrasto è buono se posto nei posti giusti, troppo contrasto su tutta la pagina può farti male agli occhi.
Stanza da respirare
Una tendenza che vedo in un sacco di fogli di calcolo è la formattazione delle celle in modo che siano abbastanza grandi per adattarsi al contenuto e non una frazione di un pollice più grande. La logica ha senso, stai cercando di racchiudere un sacco di informazioni in un piccolo spazio per risparmiare carta, scorrere, ecc.
Nel tentativo di risparmiare spazio, spesso sacrifichi molto l'attrattiva del design. Non aver paura di un piccolo spazio bianco, sia in altezza che in larghezza. Al giorno d'oggi molti fogli di lavoro rimangono puramente digitali e non vengono mai stampati, quindi l'argomento cartaceo non si applica sempre.
L'unica differenza tra il foglio di calcolo sopra e quello sotto è che ho aggiunto un po 'di altezza e larghezza alle celle. Se si guarda velocemente a ciascuno, non si può fare a meno di sentire che il foglio superiore sembra un po 'sciatto e poco professionale mentre quello inferiore è bello e pulito.
Break Out of the Spreadsheet
Ricordi cosa ho detto all'inizio dell'articolo? I fogli di calcolo sono noiosi. Anche con tutte le piccole modifiche che abbiamo fatto, hai ancora una grande pagina noiosa piena di numeri.
Se invii un rapporto al tuo capo, cliente o insegnante e consegni un semplice foglio di calcolo, non c'è molto da impressionare al di fuori della tua formattazione (e ovviamente del tuo lavoro). Tuttavia, è meglio fare una buona impressione subito, non appena la persona vede il documento. Tornato al college non posso dirti quanti dei miei professori di business school hanno scritto? Sembra incredibile !? su un rapporto che ho consegnato semplicemente perché sono andato un passo oltre tutte le persone che hanno consegnato un documento dall'aspetto semplice.
Il modo migliore che ho trovato per risolvere un foglio di calcolo è quello di uccidere il foglio di calcolo. Quello che intendo con questo è usare fogli di calcolo più come un modo semplice e veloce per formattare un tavolo di fantasia e meno di un prodotto finale. Concesso, se è necessario aggiornare costantemente i numeri in un foglio pieno di formule, è necessario mantenere il foglio di calcolo. Nella maggior parte delle altre circostanze, tuttavia, puoi migliorare notevolmente il tuo prodotto finale facendo qualcosa del genere:
All'improvviso i nostri dati noiosi sembrano fantastici! La ragione di ciò è che non siamo sopraffatti dalla gigantesca griglia di dati infiniti ma vediamo invece blocchi gestibili di informazioni chiaramente separate e facilmente leggibili.
Questo documento sembra molto meglio del foglio di calcolo originale che il tuo capo ti darebbe senza dubbio una promozione e un aumento per le tue abilità di progettazione abbagliante. Ok, probabilmente no. In effetti, potrebbe solo farti rimanere bloccato permanentemente con il compito di correggere i fogli di calcolo di tutti gli altri!
Conclusione
Per riassumere, tutti nel mondo professionale hanno avuto la loro giusta dose di fogli di calcolo zoppi, difficili da leggere. Il tuo lavoro da questo punto in poi è considerare sempre come puoi migliorare sia la funzionalità che l'estetica dei tuoi documenti.
Ricordati di guardare i tuoi allineamenti, creare intestazioni chiare, usare il colore in modo saggio e selettivo, considerare l'uso di strisce sottili zebra e uscire sempre dal foglio di calcolo per il prodotto finale (quando puoi).
Lascia un commento qui sotto e facci sapere i trucchi che utilizzi per migliorare i tuoi fogli di lavoro. Ci sono ancora molti oggetti da discutere e provare: evidenziare celle importanti, caratteri diversi, differenziare la prima colonna e molto altro ancora.