Come designer o sviluppatore, il lavoro di ufficio è probabilmente un male necessario, non qualcosa che ti piace particolarmente. Compiti come la creazione e la gestione di preventivi dei clienti e l'invio di fatture possono essere fastidiosi o persino intimidatori.
Fortunatamente, QuoteRobot è qui per ottimizzare il processo per te. Abbiamo dato un'occhiata a questa fantastica app quando è stata lanciata per la prima volta, ma ora è stata completamente revisionata per la seconda versione, quindi è giunto il momento di dare un'altra occhiata!
Impostazione dell'account
In questo articolo ho intenzione di darti un tour di prima classe su QuoteRobot. Iniziamo fin dall'inizio con l'impostazione dell'account e procediamo fino alla costruzione di preventivi e fatture.
Il primo passo in questo processo è ovviamente creare un account. Questo è abbastanza semplice. Non hai bisogno di una carta di credito per registrarti (c'è una prova gratuita di 30 giorni), solo un nome, la posizione e la tariffa oraria, che possono essere cambiati in seguito.
Quando ti registri, hai la possibilità di importare dati (inclusi i client) da Harvest o FreshBooks. Se hai già trascorso una buona quantità di tempo nell'impostazione di uno di questi sistemi, questa è una grande funzionalità che semplifica davvero il processo di avvio.
Abbiamo finito con la procedura di registrazione, ma prima di procedere, ci viene fornito un link di condivisione che ci garantisce mesi di utilizzo gratuiti. Se hai intenzione di iscriverti a questo servizio, sarà fantastico avere un mese gratis ogni tanto quando un amico si iscrive.
Creare un preventivo
L'impostazione dell'account era semplice, ma ora è il momento di scavare e verificare il processo per creare preventivi. Avviso spoiler: è facile come l'ultimo passo. QuoteRobot rende tutto facile come compilare alcuni moduli web. Prima che tu lo sappia, hai delle bellissime quotazioni e fatture pronte per essere spedite ai clienti. Cominciamo.
Passo 1. Aggiungi un cliente
Il primo passo per creare un preventivo è assicurarsi di avere un cliente. Aggiungerne uno è facile, basta andare? I clienti? nella barra laterale e inserire alcune informazioni di base. Bastano quattro campi per creare un client in modo che tu possa essere installato e funzionante in un attimo.
Passo 2. Scegli un cliente
Ora che abbiamo un client con cui lavorare, tornare alla scheda preventivo e scegliere quel client dal menu a discesa. Da qui, premi il? Passo successivo? pulsante.
Passaggio 3. Aggiungi pagine
Il lato destro dello schermo dovrebbe espandersi per mostrare un menu pieno di pagine possibili. Questi sono i singoli pezzi che compongono un preventivo e possiamo aggiungerli a piacimento con un clic. Ne parlerò in modo che tu possa vedere cosa fanno.
Passaggio 4. Pagina del titolo
Per la pagina del titolo, tutto ciò che devi fare è inserire un titolo del progetto, il resto del design della pagina e il contenuto è gestito automaticamente. Se non ti piace il testo che è autoinserito, puoi personalizzarlo nelle tue impostazioni.
Passaggio 5. Pagina di testo
La prossima pagina disponibile è una semplice pagina di testo. Puoi usarlo per tutto ciò che vuoi, ma in genere è dove metterai le cose come la descrizione del progetto, l'ambito e i termini dell'accordo.
Come puoi vedere nell'immagine sopra, tutte le tue pagine appaiono come moduli che appaiono in una bella lista verticale. Creare e modificare le citazioni dei clienti è facile come scorrere e compilare i moduli, in realtà non è mai più complicato di così.
Passaggio 6. Sequenza temporale
Il prossimo è la timeline del progetto. Questa è la mia caratteristica preferita di QuoteRobot in quanto è la parte che probabilmente sprecherò più tempo a costruire da sola. Qui inserisci la lunghezza della tua cronologia, quindi imposta le pietre miliari e i punti di pagamento opzionali.
Passaggio 7. Citazione
Questa è la pagina in cui si suddividono le singole parti del progetto, quanto tempo impiegheranno e quanto costano. I progettisti sanno succhiare efficacemente comunicare ai clienti quanto siano grandi e costosi i progetti prima che inizi il lavoro. Questo semplice strumento ti aiuterà a fornire ai tuoi clienti esattamente ciò che devono sapere in anticipo.
Questo ti protegge così come il tuo cliente. Più tardi, quando arriva il momento per loro di sborsare un assegno, il cliente non può dire di non aver capito cosa fosse coinvolto o quanto sarebbe costato. È tutto organizzato qui e il lavoro non inizia finché non si fa clic sul pulsante? Approve? pulsante.
Passaggio 8. Anteprima e download
Una volta che hai finito di aggiungere pagine e compilato i moduli, sei pronto per visualizzare, scaricare e / o inviare il tuo preventivo finito. Se fai clic sul pulsante dell'occhio piccolo nella parte superiore dello schermo, vedrai l'anteprima finale generata dell'intera quota multi-pagina.
Scaricare: Clicca qui per scaricare un preventivo di esempio.
Come puoi vedere, le informazioni che hai inserito nei moduli sono state automaticamente formattate in un layout gradevole. In questo modo passi il tuo tempo solo a ottenere i dettagli giusti piuttosto che sprecare un giorno intero creando qualcosa che sembra presentabile.
Se desideri visualizzare il report di esempio completato che ho creato, puoi scaricare il PDF facendo clic sul link in alto.
Passaggio 9. Approvazione cliente
Se la tua citazione finita è di tuo gradimento, è ora di inviarla al cliente. Basta fare clic su? Invia? pulsante e il tuo cliente riceverà un'e-mail con un link per visualizzare il preventivo online e scaricare un PDF.
Come puoi vedere, al cliente verranno date due opzioni in risposta alla citazione: approvare o rifiutare. Di nuovo, questo rende doppiamente sicuro che non inizierai a lavorare finché i tuoi clienti non ti hanno dato il pollice in su sia per i dettagli del progetto che per i costi.
Passaggio 10. fatturazione
QuoteRobot non ti lascia andare alla deriva dopo la citazione. Vede le cose fino alla fine offrendo anche funzionalità di fatturazione. Quando un progetto è completato, tutto ciò che devi fare è cliccare sulla scheda Fattura, scegliere un preventivo e verrà automaticamente convertito in una fattura da inviare al cliente.
Com'è?
Ho davvero amato QuoteRobot l'ultima volta che l'abbiamo guardato, e da allora è migliorato molto. Per i principianti, il design dell'interfaccia utente dell'intera app è migliorato notevolmente. Adoro quanto elegante sia l'aspetto. È anche molto facile orientarti.
Un flusso di lavoro semplificato
La versione precedente aveva una sorta di interfaccia drag and drop per costruire le tue virgolette. Era bello, ma era più lavoro e onestamente, un sacco di quel lavoro era superfluo. Questa nuova versione ha messo a nudo tutti i componenti non necessari in modo da rendere più semplice la creazione di quote in pochi minuti.
Apprezzo molto l'iniziativa coinvolta nel ripensare completamente a questa app per essere ancora migliore, anche quando in superficie sembrava che le cose fossero state eliminate.
Vale $ 10 / mese?
È giunto il momento di sostituire le comunicazioni sparse e le chiamate telefoniche con un processo di approvazione delle quote da parte di un cliente importante.Al valore nominale, vado avanti e dico che la funzionalità dell'app merita il prezzo. Non è solo un mago per la creazione di documenti, è un sistema completo di gestione delle fatture e delle quotazioni che ti aiuterà a mantenere le cose a lungo termine (con statistiche e rapporti per aiutarti a tracciare il tuo successo).
Ora, se ne hai bisogno o meno dipende da chi sei e cosa fai. Se ti ritrovi a inviare uno o due preventivi all'anno, questo potrebbe non essere adatto a te. Tuttavia, se ti ritrovi a bruciare una notevole quantità di tempo su documenti, QuoteRobot può notevolmente semplificarti la vita.
Inoltre, penso che qui ci sia un enorme mercato per progettisti e sviluppatori che si trovano in un luogo in cui stanno volando da soli, gestendo un'azienda con la cintura dei pantaloni senza alcun tipo di sistema ufficiale in grado di monitorare e gestire l'aspetto commerciale. Se sei tu, allora dovresti assolutamente dare un'occhiata a QuoteRobot.
È giunto il momento di sostituire le comunicazioni sparse e le chiamate telefoniche con un processo di approvazione delle quote da parte di un cliente importante, e questo è il modo più semplice che conosco per farvi capire cosa comporta.
Feedback: altri temi
Nel complesso, non ho alcuna lamentela su QuoteRobot. L'ho messo alla prova e si è comportato abbastanza bene su tutti i fronti senza intoppi. L'unica cosa di cui mi ha deluso è stata la mancanza di una galleria di temi adeguata. Mi piace che io abbia la possibilità di creare e caricare i miei temi personali, ma penso che per $ 10 al mese, dovrei ottenere almeno cinque diversi temi di design pre-costruiti tra cui scegliere (questo dovrebbe essere facile come un clic o due) . Il tema predefinito è abbastanza carino che non mi dispiace utilizzarlo, ma dato che i progettisti sono un grande obiettivo per questo prodotto, alcune varianti potrebbero fare molto.
Vai a provarlo!
Ci sono tonnellate di applicazioni di fatturazione sul web, ma QuoteRobot è l'unico che io abbia mai provato ad aiutarti molto prima che inizi la fase di fatturazione. Penso che questa app abbia un obiettivo principale: farcela facile gestire le proposte. In questo ha sicuramente successo. Il processo è deliziosamente semplice.
Se sei interessato, dai un'occhiata a QuoteRobot per te stesso con la prova gratuita. Ci vorrà solo un secondo e penso davvero che ti piacerà quello che vedi.