La temuta riunione di kickoff del progetto. È sul tuo calendario. Non puoi evitarlo. Ma puoi renderlo un evento più memorabile che aiuta a generare creatività tra i membri del tuo team.
L'inizio di ogni progetto dovrebbe essere contrassegnato con entusiasmo e anticipazione. È il momento in cui tu e il tuo team imparate a conoscere un nuovo cliente o un'idea e tornate davvero alle basi del brainstorming e della generazione di idee. Può e dovrebbe essere una delle parti più importanti di un progetto di design e deve essere tutt'altro che noioso.
Sviluppa un piano Pre-Meeting
Un buon incontro inizia nelle fasi di pianificazione. È necessario raccogliere materiali di progettazione e preparare un pacchetto di informazioni per il team. È anche una buona idea inviare le informazioni sul progetto prima della riunione in modo che i progettisti possano iniziare a pensare al progetto.
Ecco dieci considerazioni pre-riunione su cui riflettere:
- Dimensione della squadra
- Preparare un breve schema di progettazione (un paragrafo o tre punti elenco) in base alle esigenze del cliente
- Definire gli obiettivi e la cronologia del progetto
- Condurre interviste con il cliente
- Mostra prodotti o visione attuali
- Sviluppa una bozza o un piano
- Crea una lista di risultati desiderati
- Determina i fattori di successo
- Comprendere le specifiche tecniche o le necessità
- Crea un ordine del giorno della riunione
Crea l'ambiente giusto. Riorganizzare i mobili della sala riunioni in modo che le persone siano sedute insieme faccia a faccia; evitare un layout in stile auditorium. Considera decorazioni o musica o altri elementi che non sono la norma. Gli elementi di sorpresa possono coinvolgere rapidamente una squadra e cambiare la loro percezione di ciò che un incontro dovrebbe essere.
Imposta il tono giusto per il Kickoff
Il tono per la riunione di kickoff dovrebbe rispecchiare il tono del progetto, quindi l'incontro fa sì che la squadra sia nella giusta mentalità. L'incontro dovrebbe anche essere progettato per promuovere il pensiero creativo e potrebbe non essere condotto al meglio in un tavolo del consiglio.
Rompere l'incontro in più parti:
- introduzione
- Brainstorming
- Attività
- Sessione di domande e risposte
- Brainstorming
- Compiti e compiti
- Imposta il seguito
Usabilty.gov ha un gran numero di linee guida sulle domande progettate per creare progetti digitali, ma può essere adattato per quasi tutti gli obiettivi di progettazione. Ricorda che l'obiettivo del meeting iniziale è quello di venire con una squadra che è entusiasta di un progetto e ha un'idea comune degli obiettivi, dei risultati e della visione per il successo.
Fornire informazioni utili, ma non troppo
Se il tuo incontro è un luogo in cui distribuire e leggere un brief di progettazione, è improbabile che tu possa venire fuori con l'eccitazione e le idee che anticipi. L'incontro funzionerà al meglio se le informazioni sono suddivise in parti piccole e utilizzabili. Salva la documentazione enorme per dopo la riunione.
Quindi quali tipi di informazioni ha bisogno il team durante la riunione preliminare per iniziare? In poche parole, hanno bisogno di immagini. Ricorda lo spettacolo, non dire, la filosofia. Questo è un team di progettazione. Mostra il cliente. Mostra il progetto. Mostra la competizione. Quindi fai in modo che la squadra mostri le loro idee iniziali.
Pianifica un'attività
Sedersi attorno a un tavolo non è la mia idea di come iniziare a pensare in modo creativo. Aiuta a muoversi o pensare in modi alternativi.
Un'attività o un gioco pianificati possono essere l'idea giusta per aiutare a coinvolgere i muscoli del pensiero. E puoi affrontarlo in due modi:
- Come attività legata al progetto
- Come un'attività non correlata progettata per cancellare la tavolozza creativa
Entrambe le opzioni possono essere un modo efficace per motivare una squadra e aiutarle a iniziare a funzionare come gruppo. (Questo può essere particolarmente importante per le persone che potrebbero non aver lavorato insieme in passato.)
Tre idee per attività legate al progetto:
- Crea una mappa concettuale per delineare l'aspetto del progetto e il modo in cui si unirà. Aggiungi una svolta divertente all'attività, ad esempio creando una mappa senza parole, in modo che gli schizzi si uniscano in un modo insolito o interessante.
- Esegui una classificazione delle carte prioritarie. Dare a tutti una pila di schede e annotare quali elementi del progetto sono più importanti. Quindi ordina le carte per priorità.
- Creare un controllo dell'intestino visivo. Mostra immagini del progetto attuale e progetti o concorrenti simili. Con un semplice colpo d'occhio, fai notare ai membri del team come l'immagine li fa sentire in una parola. Le immagini con associazioni di parole collegate al progetto possono trarre ispirazione da come procedere.
Tre titoli di libri ricchi di ottime idee per attività creative o di brainstorming con un gruppo:
- ? Caffeina per il team creativo? di Stefan Mamaw (uno dei miei preferiti!)
- ? Creative Grab Bag: stimolanti sfide per artisti, illustratori e designer? di Ethan Bodnar
- ? Workshop creativo: 80 sfide per affinare le tue abilità di progettazione? di David Sherwin
Imposta un cronometro
Riunioni come questa possono essere lunghe e consumare rapidamente. Porta un cronometro e rispetta l'ordine del giorno e i compiti da svolgere.
La durata esatta di una riunione di kickoff può variare in base al team o al progetto. Alcune aziende hanno un piano di kickoff di un giorno per i grandi progetti, con gruppi più piccoli che entrano ed escono dall'evento in stile party. Gli altri incontri sono strutturati come sessioni di lavoro più brevi (si pensi da 1 a 2 ore) dove si svolge la pianificazione iniziale di un progetto.
Preparare un solido Takeaway
I progettisti devono lasciare la sala riunioni con qualcosa da fare e uno schema di dove andare. (Ricorda che questo incontro li ha tutti preparati per il progetto a portata di mano.)
Assicurati che il tuo team abbia tutto ciò che serve per iniziare una volta finita la riunione. (Ripensate alle considerazioni pre-riunione.) Mi piace preparare un kit di strumenti per designer con ogni designer. In questi giorni il kit di strumenti è in realtà una pen drive, mentre in passato poteva essere una cartella piena di chicche.
Il kit dovrebbe contenere quanto segue:
- Parametri di progettazione e stile, come la tavolozza dei colori e dei caratteri, l'uso dello stile e le linee guida del marchio.
- Design breve e portata del progetto.
- Scadenze e compiti assegnati.
- Immagini, loghi o altri materiali.
- Esempi di pacchetto di progettazione attuale e materiali o sito Web.
- Immagini che il cliente apprezza o ha notato per il progetto.
- Contatti e mansioni per il team di progetto.
Conclusione
Pianificare una riunione dovrebbe utilizzare parte dello stesso pensiero creativo necessario per progettare un grande progetto. Pensa al di fuori della scatola dell'incontro per aiutare la tua squadra a unirsi per qualcosa su cui possano entusiasmarsi.
Anche qualcosa di semplice come riorganizzare la stanza o una decorazione inaspettata può aiutare a coinvolgere le persone in una riunione. Diventa creativo e buona fortuna!
Fotografie Stock Per gentile concessione del mercato creativo.