I documenti noiosi sono uno dei mali necessari per essere un designer freelance.
Semplicemente non c'è modo di aggirarlo, se vuoi monitorare e gestire i pagamenti dai clienti, dovrai configurare un sistema di fatturazione. Tuttavia non sono tutte cattive notizie; la parte divertente è che in realtà si arriva a progettare una fattura personalizzata.
Oggi passeremo attraverso la progettazione di una fattura da zero. Sarò il più approfondito possibile e includerò tutto ciò che devi sapere dalle basi assolute alle funzioni avanzate e persino a una piccola teoria del design.
Le basi
Iniziamo con la struttura nuda. Innanzitutto, la fattura deve essere inserita su un foglio di carta standard (8,5 "x 11" o viceversa) in modo che il cliente possa stamparlo senza problemi. Le probabilità lo manterranno digitale, ma per motivi di convenienza è meglio attenersi al formato standard della lettera.
Successivamente, dovrebbe includere il tuo nome (o il nome dell'azienda) e le informazioni di contatto di base. Dovrai essere accurato e includere il tuo indirizzo fisico, indirizzo email, numero di telefono e quant'altro pertinente. A meno che tu non abbia una buona ragione per nascondere una qualsiasi di queste informazioni da un cliente, dovrebbe essere tutto lì per scopi contabili e di registrazione (per il loro beneficio, non per il tuo).
Dovrai anche includere la data della fattura e un numero di fattura. Non è necessario creare un numero di fattura ma è utile sia per il proprio file che per il file system del cliente. Il modo in cui procedi a creare un sistema di numerazione delle fatture dipende interamente da te. Può essere semplicemente la data ridotta a numeri o un conteggio base (001, 002, 003? 110, 111, 112) del numero di fatture che hai inviato in quell'anno.
Trasmetti il tuo marchio e il tuo stile
Ovviamente, dal momento che sei in realtà un designer, dovresti progettare la tua fattura per adattarla al tuo marchio personale o aziendale. L'obiettivo principale è renderlo funzionale, ma un importante obiettivo secondario è renderlo attraente.
Come applichi il tuo marchio specifico dipende da te. Suggerisco di trarre ispirazione da qualcosa che hai già creato, come un sito Web, carta intestata o biglietto da visita. Ho usato il sito web di Design Shack come punto di partenza per l'ispirazione del colore e la scelta del font e ho trovato la seguente intestazione:
È semplice, ma ha fatto il lavoro e trasmette sicuramente il classico aspetto vecchio stile del nostro sito web. Per aggiungere un tocco in più, ho gettato un vettore swirly nell'angolo in basso a destra. È funzionalmente superfluo ma aggiungerà un po 'di divertimento al prodotto finale senza distrarre troppo dal contenuto principale. Si noti che ho ridotto la trasparenza di un importo ragionevole in modo che non resti così tanto.
Griglia leggibile
Poi hai bisogno di un'area per elencare per cosa stai fatturando il cliente. Anche se stai fatturando per un singolo progetto, suddividi il tuo tempo in sezioni in modo che il tuo cliente possa vedere chiaramente quello che stai pagando per fare. A volte un singolo numero di articolo con un totale ti farà guadagnare una chiamata indignata da un cliente che chiede di sapere perché ti paga così tanto. Il totale è molto più probabile che venga accettato se rendi estremamente chiaro quanto lavoro hai fatto.
L'obiettivo qui è chiaro, informazioni leggibili. Raccomando di usare strisce zebra o una griglia visibile per aumentare la leggibilità. Per ulteriori informazioni sulle griglie leggibili, consulta il nostro post sulla creazione di tabelle fantastiche.
Fai spazio per descrizioni dettagliate
È spesso il caso che la soluzione di griglia sopra è un passo nella giusta direzione, ma non è abbastanza. Alcuni designer e / o clienti preferiscono una descrizione dettagliata di ogni elemento pubblicitario. In questi casi, è sufficiente creare una riga tra ogni oggetto con un'altezza extra su di esso. Nell'esempio seguente ho deciso di mantenere il metodo zebra striping e indentare la copia della descrizione per mantenere il contrasto tra i due.
Notare che ho anche aggiunto un totale grande e audace. Questo numero probabilmente diventerà l'informazione più importante sia per il mittente che per il destinatario della fattura. Di conseguenza, non serve nasconderlo. Farlo risaltare in modo che il lettore possa prenderlo a colpo d'occhio.
Scadenza di pagamento
Questo è importante. Alcuni potrebbero vedere una scadenza di pagamento su una fattura di progettazione come presuntuosa o scortese, ma la considero una necessità se si sta fatturando un cliente con il quale non si è lavorato molto in passato. Sei un professionista e non dovresti permettere a nessuno di trattarti diversamente. Se hai svolto il lavoro in modo soddisfacente, ti meriti il rispetto di una data di pagamento definita. Nella maggior parte dei casi, il progettista ha una scadenza per l'artwork ed è quindi assolutamente ragionevole dare al cliente una scadenza per il pagamento. Assicurati solo che non sia una sorpresa per loro. È necessario impostare una linea guida standard, ad esempio? Tutti i pagamenti dovuti entro una settimana dalla data di ricezione della fattura? e presentare queste informazioni al cliente prima che inizi il lavoro.
Ancora una volta sono andato con un semplice elemento di design, ma l'ho reso abbastanza audace da risaltare. Non vuoi farlo fondere troppo, dando così a qualcuno una buona scusa per dire che non l'hanno visto.
Chiama i termini di pagamento
Insieme alla data di scadenza del pagamento dovresti includere eventuali requisiti specifici relativi al pagamento. Questo include qualsiasi testo generale per rafforzare la data di scadenza, le forme di pagamento preferite e accettate, la tua politica relativa agli assegni respinti, ecc.
Quello che metti qui dipende interamente da te. Vuoi essere breve ma abbastanza approfondito per assicurarti di essere coperto in caso di discussione o situazione indesiderabile. Man mano che gestisci un numero sempre maggiore di clienti, ti consigliamo di rivedere questa sezione per adattarsi a tutti gli scenari che incontri di frequente.
Ho anche incluso un amichevole, informale area di accesso. Questo è un ottimo posto per note riguardanti lavori specifici, ecc.Le fatture possono essere un po 'fredde e informali, non aver paura di infondere un po' di cordialità personale.
Design completato
Questo è tutto ciò che c'è da fare. Indubbiamente avrai alcune aree di informazioni personalizzate da includere, ma questo riguarda solo la tipica fattura di design. Controlla il prodotto finito di seguito.
Una piccola teoria del design
Ho strutturato il design della fattura in modo molto deliberato in modo da influenzare il lettore. Ci sono tre informazioni primarie che vogliamo far notare al cliente: da chi proviene, quando è scaduto e quanto costa. Tutto il resto è certamente ancora importante, ma in definitiva secondario rispetto a questa informazione chiave. Guarda qui sotto per vedere la coerenza del design che ho usato per realizzare una gerarchia visiva.
Per gli oggetti importanti, ho usato un colore coerente che contrasta piacevolmente con lo sfondo e ingrandito / sfocato questi elementi in modo che si distinguano da tutto il resto della pagina. In questo modo, il lettore acquisisce questi tre bit di informazioni anche se sfiorano la pagina solo per un minuto. Prova a dare un'occhiata al disegno finito sopra senza leggere intenzionalmente nulla. Notate che mentre i vostri occhi gironzolano per la pagina, sono istintivamente attratti dagli elementi con il maggior contrasto.
Accessibilità
Un'ultima nota sul design. Si noti che è ottimizzato per la stampa oltre il requisito di dimensioni precedentemente menzionato. Se si stampa questa fattura su una semplice stampante laser in bianco e nero, dovrebbe apparire perfetta. Tutte le informazioni manterranno la loro leggibilità e la gerarchia visiva non sarà compromessa. Inoltre, poiché non ci sono riempimenti scuri più grandi del logo dell'intestazione, dovrebbe utilizzare una quantità minima di toner.
Un'altra cosa importante da considerare è la dimensione e il formato del file. Dovrai salvarlo in un formato ampiamente accettato come .pdf o .doc e guardarlo per assicurarti di tenerlo al di sotto di poche centinaia di KB al massimo (più piccolo è, meglio è). Ciò garantisce che il file non venga bloccato da alcun server e-mail esigente e che possa essere ricevuto facilmente da qualcuno con una connessione Internet inferiore a quella stellare.
Questi possono sembrare dettagli insignificanti, ma le piccole cose giocano un ruolo importante nella percezione del documento da parte degli altri. Una buona fattura è quella che non ti trasforma in supporto tecnico per chiunque cerchi di riceverlo.
Altre idee per le caratteristiche
Per completare la nostra discussione sulle funzioni utili, eccone alcune altre che potresti voler includere:
- Totali automatici: Costruisci la tua fattura in Excel o Numeri e imposta le formule per fare tutta la matematica noiosa per te!
- PDF interattivo: C'è molto che puoi fare con un PDF per renderlo più interattivo, ma è meglio mantenerlo limitato alle funzionalità che possono essere utilizzate dalla maggior parte dei lettori, come la conversione di email o web indirizzati a collegamenti live (cliccabili)
- Integrazione PayPal: Portalo online e includi un pulsante PayPal per facilitare ai clienti la connessione al servizio e inviarti denaro.
Applicazioni di fatturazione
Non vuoi preoccuparti di dover creare le tue fatture? Dai un'occhiata a questi articoli sulle app Web che ti aiuteranno a portare a termine il lavoro.
- Sei revisioni: 20 strumenti di fatturazione per i web designer
- 1 ° Web Designer: 5 fantastici strumenti gratuiti per le tue esigenze di fatturazione
- Tripwire Magazine: 30+ strumenti Freelancer essenziali per il monitoraggio delle spese, fatturazione e fatturazione
Mostrami le tue
Per riassumere, una fattura ben progettata dovrebbe concentrarsi su tre aspetti chiave: da chi proviene, quando è scaduto e quanto costa. Assicurati inoltre di dettagliare il tuo lavoro e fornisci descrizioni dettagliate per evitare qualsiasi confusione. Infine, dargli un po 'della tua personalità senza distrarre troppo dal contenuto principale.
Ora che hai visto il mio tentativo di ottenere una fattura decente, facci sapere cosa vorresti fare per renderlo ancora migliore. Meglio ancora, includere un link alla propria fattura e parlarci delle sue caratteristiche chiave.
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